Tietosuojaseloste Tikkasec Oy:n keräämien henkilötietojen käsittelylle

Rekisterinpitäjä

Tikkasec Oy (y-tunnus 2832351-4)

Yhteystiedot:

Osoite: Simeoninkuja 12, 41160 Tikkakoski

Puhelinnumero: 040 152 2628

Sähköpostiosoite: info (at) tikkasec.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Tikkasec Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden markkinointia, liiketoiminnan kehittämistä, yhteydenottopyyntöihin vastaamista, tapahtumiin ilmoittautumista, asiakastapaamisten sopimista ja ylläpitoa, tarjouksen jättämistä, tilaus- ja vuokrasopimuksen tekemistä, asiakasprojektien, koulutusten ja tapahtumien toteutusta, laskutusta ja perintää, asiakaspalautteiden käsittelyä, sekä kirjanpitoa varten.

Tikkasecin henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat

1. Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. asiakaspalautteiden käyttäminen Tikkasecin internetsivuilla palautteen antajan nimellä tai uutiskirjetilaus
2. Sopimusten täytäntöönpanemiseksi, esim. tilaussopimus tai vuokrasopimus
3. Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, esim. kirjanpitolain mukainen tositteiden käsittely ja sopimusten arkistointi
4. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim. suoramarkkinointi

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on tehdä puhelimitse ja sähköpostitse tapahtuvaa suoramarkkinointia rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi, kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.

Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot / henkilötietoryhmät

Tikkasecin henkilörekistereihin tallennetaan pääasiassa asiakkaiden antamia henkilötietoja, kuten yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietoja. Näitä voivat olla nimen lisäksi yksi tai useampi rekisteröidyn yhteystieto (esim. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Vuokrasopimuksia varten yksityishenkilöiltä kerätään henkilötunnus ja ajokortin kopio vakuutusehtojen mukaisesti. Lisäksi yrityksen internetsivuilla voidaan kerätä kävijöistä henkilötietoa Google Analyticsiä varten. Asiakasprojekteissa voidaan kerätä henkilötietoja, esimerkiksi asiakkaan työntekijöiden tai projektin sidosryhmien edustajien yhteystietoja, esimerkiksi projektin viestintää varten.

Mistä henkilötiedot on saatu?

Tikkasec kerää asiakastietoja pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi asiakkaan yhteydenottopyynnöstä, asiakastapaamisen yhteydessä tai messuilla ja muissa tapahtumissa.

Tikkasecin internetsivuilla vierailevista henkilöistä kerätään tietoa evästeiden avulla Google Analyticsiä varten, minkä avulla Tikkasec kehittää internetsivujensa toimintaa.

Tietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset

Henkilötietojen antaminen on edellytys mm. tarjouksen laskemiseksi, tilaussopimuksen tekemiseksi sekä projektin tai tilauksen toimittamiseksi asiakkaalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei tilaussopimusta ja projektin toimitusta voi välttämättä toteuttaa. Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on täysin vapaaehtoista.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tikkasec ei tee automaattista päätöksen tekoa tai profilointia kerättyjen henkilötietojen perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tikkasecin keräämiä ja käsittelemiä asiakastietoja voivat käsitellä Tikkasecin yhteistyökumppanit tai järjestelmätoimittajat seuraavasti:

• Talenom Oyj laskutusta, perintää ja kirjanpitoa varten
• Google Inc. Tikkasecin internetsivujen kävijätietojen analysoimiseksi (Google Analytics)
• Microsoft Inc. sähköpostipalvelua ja muita M365 palveluita varten
• Magic Cloud Oy suojatun sähköpostin käytön yhteydessä
• Facilor Oy yhteisprojektien (esim. tietosuojakoulutukset) valmistelua ja toteutusta varten
• Pohjola Vakuutus Oy vakuutustapahtumien (esim. vahinkotapaus) käsittelyn yhteydessä
• suomalainen kyberturvallisuusyritys tietojen varmuuskopiointia varten (varmuuskopiot fyysisesti Suomessa)
• asiakasprojekteissa kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa kyseiselle asiakkaalle esimerkiksi projektin toteutusta, viestintää ja projektin jälkeisiä jatkotoimenpiteitä varten.

Tietojen siirto kolmansiin maihin (EU/ETA-alueen ulkopuolelle)

Tikkasecin keräämiä ja käsittelemiä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU/ETA-alueen sisällä. Microsoftin M365-palvelut toteutetaan pääsääntöisesti EU-alueen sisällä, mutta tietoja voidaan siirtää myös EU:n ulkopuolelle. Lisätietoja Microsoft M365-palveluiden tietojen käsittelystä: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/eu-data-storage-locations. Google Analyticsin tapauksessa tietoja saatetaan myös siirtää EU:n ulkopuolelle. Googlen tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyen lisätietoja löytyy täältä:  https://business.safety.google/compliance/.

Henkilötietojen säilytysaika

Tikkasecin keräämiä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on kussakin tietojenkäsittelyssä tarpeen.

Markkinointia varten tietoja päivitetään säännöllisesti, ja vanhentuneet tiedot päivitetään tai tuhotaan tarvittaessa.

Asiakaslaskutukseen liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisen säilytysajan puitteissa, esim. kirjanpidon arkistoissa enintään 10 vuoden ajan, tositteita 6 vuotta.

Asiakaspalautteita säilytetään pääsääntöisesti enintään viiden vuoden ajan, koska sitä vanhemmat palautteet eivät ole yleensä enää riittävän relevantteja asiakasreferensseinä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet koskien tässä rekisterissä oleva henkilötietojansa.

• Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin Tikkasecin asiakasrekisterissä, mikäli oikeuksia pyytävä henkilö pystytään luotettavasti tunnistamaan rekisteröidyksi. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle otteen niistä henkilötiedoista, joita rekisterissä on.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja
• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten
• Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli suostumus on pyydetty tietoja kerättäessä rekisteröidyltä itseltään.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistettua (”oikeus tulla unohdetuksi”). Henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä mm., kun
  1. Henkilötietojen käsittelylle ei ole enää tarvetta, huomioiden muun lainsäädännön vaatimukset
  2. Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa (mikäli suostumus on pyydetty)
  3. Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  4. Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten
• Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli
  1. rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  2. käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

Rekisteröity voi käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä rekisterinpitäjään, ks. rekisterinpitäjän yhteystiedot.

Evästekäytännöt

Käytämme evästeitä (mm. Google Analytics) sisällön ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan laitteellesi tiedon keräämistä ja muistamista varten, mm. verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, esimerkiksi ymmärtääksemme paremmin, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua sekä parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit antaa suostumuksesi tai estää evästeet erillisen evästekyselyn avulla. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa joissain tilanteissa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 17.8.2021. Aiemman version tietosuojaselosteesta voi pyytää rekisterinpitäjältä, ks. rekisterinpitäjän yhteystiedot.